副所長　弁理士　岡田恭伸

　2023年11月22日発行の中部経済新聞に、「オンダ国際特許事務所　ＲＰＡで５４業務を自動化」という見出しの記事で、弊所のＲＰＡの取り組みが紹介されました。この反響は大きく、様々な企業や団体から問い合わせをいただきました。ＲＰＡを用いた業務の効率化については、特許事務所だけではなく、企業の知財部門も興味があるトピックであると改めて感じました。

　ＲＰＡとは、Robotic Process Automationの略であり、ＤＸ技術の一種だと思っています。具体的には、ＲＰＡとは、人が行う決められた作業をプログラムに落とし込み、プログラムが自動で作業を行うことによって、人の作業負担を軽減することができる技術だと理解しています。

　弊所が初めてＲＰＡを導入したのは、２０１７年１２月です。弊所では、その当時から社内ＳＥ（システム・エンジニア）が在籍しておりますが、ＲＰＡに精通しているわけではありません。したがいまして、ＲＰＡを始める前に、社内ＳＥに外部セミナーに参加してもらったり、ベンダー様にヒアリングを行ってもらったりして、やり方を少しずつ学んでいきました。

　その後、徐々に増やしていき、２０１９年４月には２０シナリオの運用が行われ、２０２３年１１月時点では７０シナリオまで導入されております。なお、シナリオとは、一連の作業と捉えていただければよいかと思います。例えば、ある書類の中から必要な情報を抽出して、所内データベースに登録するまでの一連の作業を自動化したいとすれば、その一連の作業をプログラムに落とし込んだものが１つのシナリオになります。誰も作業していない深夜にそのシナリオを走らせることにより、次の日の朝に出社すれば、その作業が終わっていることになります。まさに童話に出てくる魔法使いのような存在ですね。

　ここまでＲＰＡを進めてきた要因としては、単に効率化という観点だけではなく、実はコロナの存在があります。コロナをきっかけに急速に電子化が進み、それに伴い電子データの取扱量が急激に増加するとともにお客様ごとのルールが複雑化しました。そのため、事務部門の作業負担が大きくなるだけでなく、ミスが発生し易い状況となったため、所員は常に注意深く作業することが求められます。そのため、事務部門は肉体的及び精神的にも負担が大きくなる事態となっています。この点、ＲＰＡは、決められた作業であれば正確に行うことができるため、事務部門の負担を軽減しつつ、人為的なミスを低減することができます。

　なお、経営的な観点で言えば、弊所では、お陰様で多くのお客様からのご依頼があり、知的財産に関する書類を多く扱っております。したがって、定型業務のボリュームが大きいため、ＲＰＡの開発コストよりもＲＰＡ運用による人件費削減効果の方が大きく、ＲＰＡによる恩恵を受けやすい環境ということもあります。

　ここまでの所を読むと、ＲＰＡが万能なツールのように思われるかもしれません。しかしながら、実際はそのような万能なツールではないと考えています。例えば、ＲＰＡの導入にはコストが発生します。コストメリットを考えるのであれば、ある程度のボリュームがある作業を選定する必要があります。また、ＲＰＡは決められたルールを決められたとおりにしかできません。したがって、イレギュラーなものが含まれていた場合には正常に動作しませんし、作業仕様が変更されると動かないといったこともあります。

　大切なことは、ＲＰＡの特性をよく理解するということだと思います。近年のＡＩもそうですが、ＲＰＡやＡＩは、手段であり、目的ではありません。作業内容によっては、エクセルのマクロ機能が最適な場合もあります。何にどれだけ時間を要しているのか、その作業がどれほど複雑なものなのか、人の高度な処理が含まれていないのか、といった事前の検討が重要です。一方で、事前の検討に時間を掛け過ぎて、結局導入できなかった、導入までに多大な時間を要してしまったといった事態は本末転倒ではありますが・・・。

　最近は、昔と比べて特許事務所における業務が膨大かつ複雑化してきています。一方で、業務の効率化を図るための手段も多く存在します。今後も、多くの問題の１つ１つに対して、各手段の特性を理解した上で、その問題に対して最適なツールを選択して解決していきたいと思います。