第59回活動テーマ（抜粋）

マドプロ業務の効率化（商標管理室）

日本の特許庁を通じて国際出願ができるマドリッドプロトコルという制度が（以下マドプロ）あります。マドプロ案件は、1件あたりの手続きが20作業あり、申請完了までに最短7日間かかってしまいます。そのため、現状では緊急依頼に対応できません。マドプロ案件は依頼が増加傾向であるため、効率化して緊急依頼にも対応できるよう改善を行いました。送金に関する書類の取り扱いや、送金方法を見直した結果、今まで7日間かかっていたものが、依頼を受けた当日中に対応が可能になりました。手続き時間の短縮により、処理件数も増やす事ができています。

紙包袋から電子包袋へ（国内特許合同PJ）

特許出願以後に、特許庁と出願人とが交わした文書一式を保存する包袋と呼ばれる袋状ファイルの移動が、所内で頻繁にあります。その移動をゼロにし、作業を効率化するために電子化への移行を行いました。システム開発部の協力も得ながら、管理表やチェックリストなどを紙からデジタルデータに変更しました。また、作業の標準化を図るため、岐阜・東京・大阪の、３拠点の作業手順を統一しました。結果として、1件あたり8回あった包袋の移動を2回に減らす事ができました。電子化はペーパーレス化も実現でき、人件費に加え、印刷費も低減できました。

マナー研修の見直し～世界一感じの良い特許事務所を目指して～（総務部）

新人の時期に受けるマナー研修が、研修受講で終わってしまっており、研修で得た知識やスキルの定着を確認する仕組みがありませんでした。そこで、確認する仕組みを作る活動を行いました。実際の接遇場面を想定した実技研修を作りました。また、イントラ研修の中にマナーについて学べるeラーニングを設けて、新人だけでなく全所員を対象にマナーについて知識を得られる場も作りました。eラーニングの最後に理解度確認テストも用意しました。研修後に理解度を確認するという一連のながれを仕組み化してカリキュラムを作る事ができました。

第60回活動テーマ（抜粋）

商標管理室と商標部の作業効率化（商標管理室）

商標関連の事務手続きを担当する商標管理室は、実務部門である商標部が岐阜と東京の２拠点にわたるため、書類の受け渡しや連絡方法などで手間取っていました。この活動で、既定のフォルダ内に変更があったら通知が来るという無償ソフトを導入し、メールや電話等使わなくても仕事の依頼などのやり取りができるようになりました。また、内製システムでお客様への連絡書作成や請求書発行の自動化も実現し、作業時間の大幅な削減を達成しました。

入所書類のペーパレス化とマイナンバー作業の見直し（総務部）

経理業務は、紙書類が多く、保管義務もあるため、膨大な量の紙書類を管理していました。特に、新たに入ってくる所員数は年々増加の一途をたどり、関連書類の保管に多くのスペースを割いていました。また、マイナンバー関連作業の工程数が多いのも懸案事項でした。そこで、それぞれの書類についてペーパレス化を検討するとともに、マイナンバー関連作業の見直しに挑みました。内製プログラムの改良及び構築により、ペーパレス化が可能な書類全てにおいて紙書類の廃止に成功。マイナンバー関連作業も、５工程から２工程へ大幅に削減できました。

軽減申請業務の効率化（国際管理部）

小規模出願人を対象に、特許料等の金銭的負担を軽減できる軽減申請。外国籍の出願人も対象ですが、要件を満たすかどうかは、特許庁の提示する様々な要件を理解し、判断する必要があります。外国籍のお客様に、この複雑な日本の制度をご理解いただくのはとても難しく、この制度を利用できるかどうかの確認だけで何度もやり取りが発生していました。今回の活動では、膨大な関係資料をメンバー全員で詳細に読み込んで、１ページのフローチャートにまとめることに成功。質問に答えていくだけで、軽減対象か否か一目瞭然。お客様へのご案内に利用すると効果は絶大で、以前は、ウェブサイトでの説明やメールでのご案内だけでは分からないと月６件ほどあった問い合わせが、ゼロに。併せて行った関連レターのひな形作成、請求書発行の自動化により、年間20万円以上の人件費削減が見込まれる成果を上げました。