第57回活動テーマ（抜粋）

業務用マニュアルの作成（国内特許第1部）

部内に業務マニュアルがなく、紙に記載された手順を確認して業務を進めていました。お客様によっては案件ごとのルールがあり、一様に業務を覚える事が出来ません。特に新人はそのルールを覚えきれず、作業マニュアルの必要性を感じていました。そこで、必要な作業マニュアルを作成しました。更に、そのマニュアルを部内で共有化する為に、所内ＨＰの部門別管理サイトにマニュアルを掲載しました。その結果、部内の誰でもマニュアルの在処が分かり、マニュアルを見ながら作業する事で、ミス防止に繋がりました。

Ｓ社様の中国出願に対応しよう！（国際管理部 中間年金Ｇ）

Ｓ社様からの中国出願の依頼急増に伴い、出願から権利化までの作業時間が更に増える事となりました。現状のマンパワーでやり切るため、全作業を見直しました。まずはＳ社様の事務担当者様と意見交換会の場を作り、互いの要望・疑問を話し合いました。お客様にとって本当に必要な作業が明確になり、効率の良い、お客様意向に沿った効果的な対策を打つ事ができました。もちろん、意見交換会を通じて、お客様との信頼関係をさらに強固なものに発展させることができました。

Ｋ・Ｈ・Ｐ[国内管理部・引っ越し・プロジェクト]（国内管理部）

新棟への引っ越しにより、これまでよりも、事務所内の移動距離が増加し、書類収納場所が縮小となりました。そこで引っ越し前に、 それらの問題を解決する対策を実施しました。具体的には、部員が各自の用事で移動していましたが、互いに行先を明確にし、動線が 重複する部員に用事を依頼し、移動回数と総移動距離を削減しました。また、部署宛のＦＡＸは転送システムで受け取り、移動ゼロに しました。書類に関しては、保管要否の見直しと保管ルールを決める事で、書類が一定量を超えない仕組みづくりを実現しました。 引っ越しを無事に終えられました。

第58回活動テーマ（抜粋）

イメージ登録処理の効率化（国内管理部）

特許庁提出用に書類をスキャンして、管理ソフトへ入力する「イメージ登録」という処理を行っています。イメージ登録の処理手順としては、書類をプリンタでスキャンして、電子データ化したものを、ソフトに正しい並びで、抜け漏れなく登録する、というものです。登録する書類は約100種類もあります。特にスキャン後の作業では、確認作業も必要になる為、多くの時間がかかり、ストレスも大きかった為、RPAを使った自動化を行いました。結果、スキャン後の作業を全て自動化した事で、処理時間を年間228.6時間削減する事ができました。

経理業務を解かりやすく（国際管理部 経理G）

ベテランが忙しい中でなかなか新人教育に時間を割けない、という環境があり、経理に関する教育を効率的に行いたいという事で、新人教育の効率化をテーマに活動しました。新人は業務の流れや特別な用語に関する疑問が多い、という現状把握の結果を元に、用語集や説明資料を作成する等の対策を行いました。これにより、業務の流れが分かりやすくなり、かつ一人で作業手順を学べるようになりました。説明資料については、音声解説付きマニュアルとした事で、目と耳から情報が得られ、新人の経理業務への理解度を大きく向上させる事ができました。

実務担当者の時間採算UPに貢献（国際管理部 外内G）

弁理士や特許技術者が明細書作成業務に専念できるよう、国際管理部外内グループでは、弁理士や特許技術者の業務の中で、自分達でアシスト可能な業務を引き受け、その各業務の作業フローを見直し、効率化しました。例えば、今まで使っていたチェクリストを、レイアウトや記載表現の細部まで見直して、より使いやすものに作り変えました。当然、外内グループの仕事量は増える事になるのですが、作業を効率化した事で、事務所として仕事の品質を落とす事なく、年間73.55時間の作業時間の削減に成功しました。

知財のランドスケープに関するスキルアップ（知財戦略支援部）

調査スキル向上の一環として、知財ランドスケープのスキルアップを活動テーマにしました。まずは知識レベルを確認する為に、知識を４つのスキル（特許調査・分析／市場分析／財務分析／経営戦略）に分解し、それぞれレベル確認をしました。全く未知であった「市場分析」「財務分析」のレベルを上げる事にターゲットを絞り、専門書や、論文を通じて、ノウハウ集を作成しました。また、実際に分析グラフを作図し、プロのものと比較する等の演習等も行いました。「市場分析」「財務分析」についての知識とノウハウを当所に蓄える事ができました。