第55回活動テーマ（抜粋）

業務の２ファンクション化 （国際特許第3部）

業務内容が専門的で多岐に亘るため、特定の人しか担当できない業務が多くあり、お互いに休みが取り辛い状況でした。 そこで、メンバーが行っている業務を洗い出し、2ファンクション化できていない全ての項目についてOJTや勉強会を実施することにより、どの業務も複数人が担当できるようになりました。主担当者の負担軽減ができたことに加え、新人教育にも使える業務ごと・お客様ごとの手順書等も作成することができました。

法律研修の見直し（国内特許本部）

毎年４月に新入所員を対象とした法律研修を実施しています。
法改正や新しい制度などの解説を加える等、毎年研修内容は異なりますが、基本的なカリキュラムは何十年も見直されていませんでした。
そこで、弁理士を中心としたプロジェクトチームを結成し、来年４月に開催する研修会の内容をリニューアルしました。 従来の研修は担当弁理士による講義を中心としたカリキュラムでしたが、ｅ－ラーニングや演習を盛り込み、新人（研修生）が理解しやすい内容に見直すことができました。

外内意匠のレベルアップ ～業務の一極集中を防ぎ、適正な情報を発信する～（意匠部）

近年、外国のお客様が日本での意匠権取得を目指す、外内意匠の出願件数が増えています。中には複雑なものや緊急の案件もあり、どうしてもベテランのAさん1人に業務が集中してしまっていました。そこで、Aさんを講師として過去の事例を用いた勉強会を開催したり、マニュアルを作成したりしました。その結果、他のメンバーもAさんが1人で行っていた業務を担当することができるようになりました。さらに、なかなか更新できていなかった弊所ホームページを見直し、最新の情報を外国のお客様にも分かりやすいように更新しました。

電話応対の困りごとをなくそう （総務部）

代表電話がある総務部では、電話応対や電話機の使い方に関する困りごとが多くありました。そこで、総務部だけでなく所員にもアンケートを取り、計81項目もの電話に関する困りごとについて対策を行いました。 通信会社と何度も打ち合わせてのプログラムの修正や、新たに定めた所内ルールの周知をしました。さらに、システム開発部の協力によって、異なるフロアの所員の状況も素早く把握できるシステムを構築しました。所員の困りごと解消だけでなく、お客様をお待たせする時間も短縮することができ、サービス向上に繋がりました。

第56回活動テーマ（抜粋）

所内でＣＧ図面を作成したい （図面部）

図面部では、特許や意匠の出願に必要な図面をＣＡＤにより作成しています。
出願用の図面は線画ですが、最近は意匠図面の参考図として凹凸がわかる「ＣＧ図」の要望が増えてきました。
そこで『図面部内で高品質なＣＧ図面を効率よく作成できるようになること』を目指して活動しました。
ペンタブレットやプラグインソフトを研究して「ＣＧ図」の作成手順を確立しました。
メンバー全員が同じ手順でＣＧ図を作成することができるようになったので、 品質のばらつきがなくなり、高品質の図面が納品できるようになりました。

「業務の２ファンクション化」と「ＲＰＡの活用」 （国内管理部）

部内メンバー9名の内、2名が同時に産休に入り、7名体制となりました。
単なる人数減だけでなく、属人化した業務もあり、残ったメンバーの負担増になっていました。
そこで、部内全業務について「誰がどれだけ理解しているか」を可視化した上で、 「やることリスト」や「各業務のサブ担当者の設置」などの対策を実施し、２ファンクションを実現しました。
また、人数減により発生する残業時間の増加にも目を向け、事務処理の一部にRPAを活用し、 想定残業時間の21％減に成功しました。

作業マニュアルの作成 （国際特許第2部）

部内イントラＨＰ上にマニュアルがありますが、作業全体のマニュアルはありませんでした。
また、マニュアルによっては更新情報が反映されておらず、活用できないマニュアルになってしまっていたものもありました。
そこで「作業マニュアルの作成」を目標にかかげ、活動しました。
具体的には、部内イントラＨＰ上に、作業マニュアルを作成し、掲載しました。
さらに、更新情報含めた全ての情報を掲載するようにしました。
結果、部内でメンバー同士の情報の鮮度に差が出なくなりました。 作成した作業マニュアルは、今後の新人指導にも活用できる成果物となりました。

出願前書類作成の自動化 （商標部）

出願前書類一式作成の改善をしました。書類一式を見てみると、手入力箇所が多く、かつ同じ内容を何度も入力する書類もありました。
また、文字のフォント・サイズがバラバラで、統一させるという手間も発生する書類もありました。
そこで、所内のシステム開発部の協力を得て、書類の自動作成ソフトによる自動化を行いました。
このソフトを使用すれば、情報を一度入力するだけで、必要箇所に必要なだけ自動で情報が入力ができるようになりました。
入力の手間が減っただけでなく、不注意や経験不足による記載漏れを防止する事にも繋がりました。 お客様へも書式の統一された文書を提供する事に繋がり、所内外にとって良い活動となりました。