第49回活動テーマ（抜粋）

明細書の品質向上～権利行使しやすい明細書の作成方法～（国内特許第2部）

従来以上に「権利行使しやすい明細書」を作成すべく、その方法を検討しました。まずはお客様の製品の特有技術や他社技術との比較について勉強会を行いました。また、中間処理事例や従来課題については、お客様のご要望を反映させるために実際の案件を用いて検討会を行いました。権利化と権利行使との両観点から明細書を作成する必要性を全員で確認することができ、お客様のご要望に応じた明細書の作成スキルが向上しました。

電子化後のミス修正を減らす～中間書類作成業務の新幹線化～（国際特許第3部）

書類を電子化した後、特許庁に提出するまでの過程で修正が発生するケースが多かったので、電子化後の修正を減らすための活動を行いました。修正のパターンを分析したところ、手入力項目においてミスが多く発生していることが判明。手入力を無くし、自動入力できるツールを作成することにしました。メンバー全員でマクロの勉強会を行い、マクロを駆使して手入力箇所を全て自動化することができました。ミスを減らすだけでなく、作業時間の短縮にも繋がる活動となりました。

商標法改正情報を発信する（商標部）

商標法改正に伴い、「新しいタイプの商標権」が取り扱えるよう体制を整えました。まずは商標部内で勉強会を開き、法改正に対する理解を深めました。次にお客様に法改正のポイントを情報発信するために、特許庁からの情報を整理し、ホームページで公開しました。また、改正のポイントをクイズ形式で解説した案内状も作成して発送しました。クイズの答えをホームページに掲載するなど、お客様に楽しんでいただける工夫をしながら、商標部の体制を整えることができました。

問い合わせ対応サービスの充実～社内HPは第二の総務部長～（総務部）

社員からの問い合わせに応えることも総務部の大切な業務の一つです。しかし現在、総務部には子育て中の部員が多いため、17時以降の人出不足が問題となっていました。そこで、総務部員不在時にも社員が疑問を解決できるよう、社内ホームページの充実化を図りました。部員全員で、掲載する内容を何度も検討し、社員の要望も盛り込んで見やすいホームページを完成させました。「情報が探しやすくなった」「何でも載っている」といった声が寄せられ、人手不足を少し解決することができました。

プレゼンテーション技術を向上させたい（改善推進室/営業企画部）

日頃、お客様の前で話す機会の多いメンバーが、「プレゼンテーションの技術を向上させたい」という思いから活動を始めました。まずは、各自でプレゼンテーション技術に関する情報を収集し、それを「見た目」「話し方」「資料作成方法」等の分野に分け、分野毎の勉強会を行いました。メンバーの技術向上に取り組んだ後は、社内向けにプレゼンテーションセミナーを企画・開催するなどし、学んだ技術を多くの社員へ展開することができました。

部門間の連絡業務の効率化（国際管理部（外内G））

他部門との連絡業務の効率化を図るため、連絡方法の見直しに取り組みました。連絡方法や連絡時間等の内訳を調べてみると、特許技術者とのやりとりで「請求書の金額」に関するものに多くの時間と手間がかかっていることが判明しました。そこで、請求金額連絡システムを構築し、金額の入力から事務担当者への連絡までの全工程を自動化しました。連絡ミスの修正にかかる時間が削減され、特許技術者・事務担当者ともに作業効率を大幅に向上させることができました。

第50回活動テーマ（抜粋）

特許査定後の分割出願を有効活用する（国内特許第12部）

平成18年の特許法改正により、特許査定謄本送達後30日以内であれば分割出願が可能となりました。
この制度を有効活用するために、私たちが担当しているお客様の競合先の特許情報を調査しました。また、分割出願を行う場合はお客様の手間を軽減しスムーズな手続きができるように作業フローも見直しました。 この活動により、特許査定後の分割出願の提案がスムーズにできるようになりました。

商標法改正への対応（商標部）

商標法改正に伴い、保護される対象が大幅に拡大しました。
「音」や「色彩」など、これまで認められなかった新しいタイプの商標についてホームページを用いて紹介してきましたが、必要な書類や手続きの仕方については不明な点が多かったため、メンバー全員が不安に思っていました。 そこで特許庁主催の説明会に参加して情報を収集し、その情報を基に有効な商標出願をするための研究会を開きました。研究結果を全所員に展開するとともに、出願書類のひな型も整えました。従来と比べ、さらに効果的な出願のご提案ができるようになりました。

外国鑑定業務の勉強会（国際事業部）

国際事業部メンバー6名の中で、外国鑑定業務ができるメンバーは3名でした。そこで、全員が鑑定業務ができるように過去の事例をもとにして勉強会を実施しました。 また、お客様から依頼された場合を想定し、事前準備から納品までの工程表を作成するとともに、各工程の注意点を明記した手順書を作成しました。今後も定期的に勉強会を実施しメンバーのスキルアップを図っていきます。

e-mailによる連絡業務の時間短縮及びミス撲滅（国際管理部　外内Ｇ）

お客様とのメール連絡が多いと感じたため現状把握をしてみると、外内グループから送信するメールだけで１日に70件もありました。送信間違いなどミスにつながる可能性もあります。過去の活動で送信前のメールをダブルチェックする体制を整えましたが、送信件数が増えたため作業効率も悪くなっていました。メール本文の雛型を整備し、送信先メールアドレスも見直しました。1740個のアドレスを見直して、さらに457個のアドレスを追加しました。とても大変な作業でしたが、この活動によりメール送信にかかる時間を40％削減することができました。

データ形式を変換する時間の削減（図面部）

特許図面を作成する際、お客様からCADデータをご提供いただける場合があります。しかし、このデータを当所のCADシステムで読める形式に変換する作業に時間がかかっていました。 しかも、変換作業ができるメンバーが少なく、誰もがスムーズに作業できる状態になることを目標としました。まずは、代表的なCADソフトで作図したデータをigesやstepといった中間ファイルに変換した場合の破損状態をチェックし、破損個所が少なく変換時間の短い作業手順をルール化しました。メンバー全員で作業し、誰もが効率よくできるようになりました。