第43回活動テーマ（抜粋）

非常事態の発生時、外内事務の業務が滞りなく行える体制を作る（国際管理部外内グループ）

東日本大震災をきっかけに、災害発生時でも外国企業からの出願依頼を平常時と同じように進めることができることを目標に活動しました。
まずは、災害時の通信網の整備、停電に耐えられるサーバー環境の構築、メンバー全員が災害時における業務の対処方法を把握しており、迅速な行動がとれる、などの方策を検討しました。 お客様に当所の緊急状況を連絡するためのメールアドレスも整備しました。「Twitter」を用いてメンバーの安否確認を行うこともルール化しました。この活動によってメンバー全員が、災害等の緊急時に一人きりでも迅速な対応ができるようになりました。

国内のイレギュラー処理を楽にする！（国際管理部経理グループ ）

当所が発行する請求書は、「オンダ国際特許事務所」と「オンダテクノ」の２種類あります。「オンダテクノ」の請求書は、主に、外国出願、特許調査業務等のサービス時に発行しています。しかし、お客様のご要望により、外国出願でもオンダ国際特許事務所の請求書を発行する場合や、逆のパターンでオンダテクノの請求書を発行する場合など、様々なケースが増えてきました。全てのご要望に応えているため、経理業務はどんどん複雑化してしまいました。今回の活動は、特別なご要望のあるお客様に対しても、通常の作業と同じように効率よく請求書を発行できるように、業務の改善を進めました。
対策として、システムの自動化、お客様のご要望の再確認などを行い、90％以上の時間短縮を実現しました。

中間アクションの日限管理業務の改善 (国際管理部中間・年金グループ）

中間Ｇでは、毎朝、その日に期限到来する全作業をチェックし、リストアップして関連部署に回覧しています。期限管理にかかる作業は、平均で1日28件、多い時は130件もあり、責任重大な業務です。現状把握では、自分たちが行なっている作業の振り返りと、他部署へのアンケート、他のグループはどのように日限管理を行なっているかをベンチマーキングしました。対策は、システムの改良と自分たちでチェックの簡素化を検討しました。
残念ながら、システムの改良については、システムが活動期間内に完成しませんでしたが、チェックの簡素化については、マーカーの付け方や個人指導を実施し、日限チェックの困りごとを「ゼロ」にすることができました。

お客様からの問い合わせに迅速に対応する （商標部）

お客様から各国の商標制度について問い合わせを頂いた際、電話応対をする事務Gのメンバーは、すぐに実務Gのメンバーへ転送していました。しかし、自分たちが回答できるようになれば、忙しい実務Gのメンバーの負担が減り、且つお客様をお待たせする事もなくなると考えました。そこで、自分たちが、主要国（米国、欧州、韓国、台湾）の商標制度を学び、お客様のお問い合わせに迅速に対応できるようになることを目標として活動しました。
現状把握では、国別に問い合わせが何件あったか、対応時間は何分だったかを計測し、パレート図にまとめました。件数・対応時間の多い主要４カ国を対象に、事務担当者のみで勉強会を開催しました。成果物として、各国の制度一覧表が作成できました。この活動により、問い合わせ時間は、目標の「20分」に対して「8分」となり大幅な時間短縮ができました。

部内情報の整理整頓（部員の困りごとを解決する）（国内管理部）

国内管理部は女性ばかりの職場のため、産休者・復職者が多く、担当者の入れ代わりが頻繁です。そこで、スムーズな業務の引継ぎや、ベテランが休職しても業務ができる体制作りが必要だと感じ、まずは各担当者が所有している情報の共有化を図ることにしました。部内の全メンバーにアンケートを実施し、困っている事、不安に思うことを調査しました。各担当者しか知らないデータや紙ファイルを整理整頓し、誰でもわかるようにしました。サーバ内の「Ｋａｎｒｉ」フォルダに蓄積されていた不要データも削除して整理しました。さらに、復職者が休職中の期間に変更した情報を集約し、復職時に確認できるようにしました。
効果の確認では、部員の困りごとは「ゼロ」になりました。未経験の業務についても、マニュアルの保管場所が明確になったため、誰もが担当できるようになりました。

災害発生時の体制・システム構築（災害及び停電時の行動マニュアル作成）（経営管理部）

地震や台風による災害が相次いだため、改めて所内の災害発生時の対策を整え、災害に備えるための活動を行いました。
具体的な活動内容は、避難訓練の実施、サバイバルカードの作成、緊急連絡網の整備、食料等の備蓄品の購入、災害対策マニュアルの作成です。
地震を想定した避難訓練では、岐阜オフィスの全社員が近くの公園に避難しました。携帯電話メールを使った緊急連絡網のテスト送信では、受信できない社員がいたことが判明し、メールが受信できるように携帯電話の設定を変更してもらいました。サバイバルカードも完成し、改めて災害対策に対する社員の意識付けができました。

「乱立したシステムを整理する」～ビジネス変化にスピーディーに対応できるシステムの土台作り～（システム開発部）

システム開発部では、各部署の業務効率化のため、多数のプログラムを構築してきました。しかしこれまでに構築したプログラムの管理ができておらず、棚卸しをしてみると「612個」の目的不明プログラムが存在していました。各々のプログラムを解説する資料が存在していないため、プログラム自体を解読しなければ目的もわかりません。そこで、最初の活動として、使用頻度の高いプログラムに着目し内部仕様書を作成しました。また、今後、構築するプログラムについては、構築の手順をルール化し、管理下によるプログラム構築を進める体制を作りました。さらに「Query太郎」という管理ツールを独自に開発することにしました。活動期間中に管理ツールは完成できませんでしたが、将来はプログラムの整理が進み、無駄な開発時間とコストの削減につながることが期待できます。

第44回活動テーマ（抜粋）

国内特許の出願依頼件数を増やす（営業企画部）

現状把握では、国内特許の依頼件数を増やす為に、各部門がどのようなアプローチをしているかを調査しました。各部門毎にアプローチがなされていることが分かりましたが、お客様とのコミュニケーションを円滑にする為の情報入手は各部門任せとなっている事が問題だと感じました。そこで目標を「各部門が、お客様とのコミュニケーションを図る際に役立つ情報を定期的に提供できる環境を作る」と設定しました。対策として「お客様の最新ニュースリンクサイト」を作成。さらに、お客様にとって有益な「知的財産の最新情報を掲載したニュースレター」を作成。また、営業企画部がお客様を訪問する際に役立つデータベースを作成。これらを定期的に更新することを定着させ、お客様との円滑なコミュニケーションを図るための環境を整備することができました。

サーチエンジンの検索結果で上位に表示される為の施策、及び、インターネットでの広告掲載（国際特許）

外国での弊社の知名度を上げるため、ホームページに焦点を当て、課題達成型のQC活動で取り組みました。まずは英語で「日本の特許事務所」を検索した際に、弊社のHPが何位にヒットするのか現状把握しました。結果はそれほど高くありませんでした。そこで、上位に表示させるために効果的な、ツール、手段、検索エンジン、他社サイトなどに焦点をおき、詳細なシナリオを追及。HTMLプログラムの一部を変更しヒット率を上げる、外部サイトにリンクを貼ってもらう、HPのデザイン変更、などの対策を実施しました。効果の確認で再度ヒット率を確認したところ、全体的に順位が向上していました。

期限管理にかかる時間短縮（国際管理部　外内G）

弊社では、ご依頼いただいた外内出願を管理システムに登録して、期限の管理を行っています。しかし入力する情報が多すぎて、管理システム自体が見難いものになっていました。そこで今回、システムを改良し「期限管理にかかる時間短縮」をテーマに活動しました。対策では、管理システムを利用する所員全員にアンケートを実施し、要望を収集。その中から実施可能なものについて、できる限り対応しました。システムの利用者は、事務所内でも多岐に渡る為、関係者全員に配慮し、確認、調整しながら、全員が納得行く、使いやすい期限管理システムへの変更に努めました。細かな対策を数多く実施した結果、無駄を無くし、カテゴリも統一されたスマートな管理システムが完成。関係者からも、喜びの声がきかれ、多くの人に役立つ活動となりました。

実務担当者と事務担当者とのやりとりをスムーズにする（国際管理部　中間・年金G）

事務Gはお客様との直接の窓口であり、実務Gへの橋渡し役となっていますが、その際のやりとりに詳細な決め事はなく、人によって方法もバラバラでした。新しく入った実務担当者などは、事務とのやり取りに戸惑うことも多く、両者共にスムーズに行かず困る事が多かったため、今回このテーマに取り組む事としました。現状把握では、実務の方にアンケートを実施し、「何に困ったか？」を調査。それら全てに応える事を目標としました。対策では、実務の方の目線に立ち、作業のフロー図を作成し、実務と事務の役割を明記。緊急度に応じた連絡の取り方なども作成し、いつでも誰でも確認ができるよう、社内のイントラネットに掲載しました。これらの結果、事務、実務共に効果のある活動となりました。

新人の教育期間を短縮する（図面部）

突然の産休や退職により、ベテランメンバーが減少していた図面部。新人が入社しましたが、これまでの教育カリキュラムでは、難易度の高い図面を描けるようになるまでに１年半を要します。仕事量が年々増加傾向のため、新人の即戦力化が急務でした。そこで今回このテーマに取り組むことになりました。現状把握では、これまでの教育方法に無駄がないかを調査。対策では、サークルを４Gに分けて、教育カリキュラムを分野毎に分担し見直しました。大変な作業でしたが教育品質を保ちながら、全教育期間を半年に短縮することに成功しました。今後PDCAを回しながら更に磨きをかける予定です。

受付業務の負担を軽減する（総務部）

総務部では、近年産休等により受付担当者が頻繁に変わっていました。これまではベテランメンバーが、新人受付のフォローを行ってきましたが、今回ベテランメンバーが産休に入ることになったため、新人でも一人で受付業務をこなせる体制にする事が大きな課題となりました。そこでまずは、受付業務を洗い出し、中でも多くの負担を占める、業者応対と所員応対の効率化に焦点を絞りました。業者応対については、関係するファイルの場所が誰でもわかるように整理し、ファイル作成のルールを作成。所員応対では、備品に関する問い合わせが多かったことから、所員が問合せをしなくても良いよう、倉庫、備品の整備をして環境を整えました。また、紙や口頭でやりとりしていた備品購入や修繕依頼をシステム化し、所員の負担も軽減する事ができました。

経理業務における管理番号入力の簡略化（国際管理部　経理G）

国際経理業務は、海外の特許事務所から送られてくる請求書1件の処理を完了するまでに様々な工程を踏むため、たくさんの管理番号が付与されます。間違えないように管理番号を手入力することが、大きなストレスになっていました。システム開発部のメンバーが3ヶ月研修をした際に、この現状に驚き、大幅な改善が必要であると提案されたため、思い切って管理番号入力方法を改善する活動に取り組むことにしました。沢山の対策を実施しましたが、最も効果の大きかった改善は「QRコード」の導入です。今まで膨大な時間をかけていた手入力作業が、専用リーダーを当て「ピッ」と読み込むだけで入力できるようになりました。手入力ではミスの可能性もありましたが、QRコードなら間違いありません。斬新な改善により金額換算すると300万にも及ぶ節約効果となりました。

ＰＣＴ出願における自己指定案件の様々な問題を解決する（内外Gとしての再ルール化）（国際管理部　出願G）

他部署が行っていた作業を引き継ぐことになったため、自分たちの部署に合った作業方法に改善するべく今回のテーマに取り組みました。現状把握として、今の作業方法で疑問に感じることを全員で話しあい一覧化。また、関係する部署へのアンケートも実施。作業工程を洗い出し、それぞれの工程について対策を実施しました。ルールの説明を受けず、わからないまま作業をしていた点については、全て統一しルール化。自分たちが見やすいファイルを導入するなど、全面的に改善を行いました。小さな改善を積み重ねた結果、大きな効果となりました。今後も継続して改善していく予定です。