第61回活動テーマ（抜粋）

備えよう！全員リモートワーク（国際管理部）

感染症対策のため、当所でも2ヶ月ほど出勤制限がありました。突然の事態に、この部門では、全部員の50パーセントしかリモートワーク対応ができませんでした。そこで、24名全員が1ヶ月間リモートワークが出来る体制づくりを目指すことに。リモートワークを阻むいくつかの課題のうち、毎日240通ほど受信するメールの処理業務は、最大の壁でした。印刷での確認や2人でのダブルチェックなど、遠隔での対応は難しいとされてきました。これを、当所システム開発部に専用プログラムを開発してもらうことで、メール受信から仕分け、システム登録に顧客への納品まで、ペーパレス一元管理が可能に。さらに、在宅勤務中や復帰時にすべき業務を明確にした行動指針の策定や、海外顧客対応といった人的フォローまで丁寧に対策をうち、見事全員がリモートワークできる仕組みが完成。結果的に、通常勤務形態における業務の効率化にもなりました。

オンラインによる新たな採用活動への挑戦（総務部）

コロナ禍で、対面イベントを中心とした採用活動は軒並み中止に。これを機に、当所も従来のアナログなアプローチからオンライン採用活動へ大きく舵を切ろうというのが今回の活動でした。WEB合同会社説明会への参加や、オンライン説明会の開催、Zoomを利用した交流座談会など、積極的に展開していきました。事務所紹介動画も、外注せず、当所広報担当者が制作しましたが、岐阜県より、企業紹介の優良事例として県のセミナーで紹介させて欲しいとのお話を頂くほどの出来栄えとなりました。コロナ禍は、採用活動の重い足かせとなりましたが、ピンチをチャンスに変え、新しい時代の採用方法を取り入れることができました。

ITを利用した情報発信（意匠部）

こちらも、新型コロナ対策を契機に、オンラインシステムをフル活用し困難を乗り越えた事例。お客様とのリアルな世界での接点が激減し、法改正などの重要な情報を提供することも、新たなお客様に当所の魅力を知っていただくこともままならなくなりました。そこで、WEBセミナー開催、オンライン相談窓口の設置、動画配信など、従来の守りの姿勢から、積極的な攻めの姿勢へと転じることで、既存のお客様のケアも、新規顧客の開拓も続けることができました。オンラインセミナー後、新たなお客様から出願のご依頼を頂けたり、出願受任件数が3倍以上増加したり、手応えを実感できる活動となりました。

第62回活動テーマ（抜粋）

BREXIT後の管理体制の確立（商標管理室）

イギリスのＥＵ離脱（BREXIT）によりイギリスの知的財産法が改正され、イギリスで登録となった商標の管理方法を見直す必要に迫られました。該当する案件は、77社による326件。まずは、イギリスの特許事務所に問い合わせて法改正の情報を収集することに。次に、当所内製システムを駆使して、既存の管理データから、BREXIT用の管理データファイルを新たに作成しました。新たに任命する英国代理人の選定など経て、件の77社のお客様にBREXIT後の商標の取り扱い方法についてメールにてご案内し、ご指示・ご要望を頂きました。国際的な大きな変化にも迅速に対応して、お客様の大切な権利を、滞りなく維持管理する体制を整えました。

法改正に対応した作業の効率化（意匠部）

意匠出願の受任件数は、増加傾向にあります。一方、2020年の法改正によって、意匠の出願業務がさらに複雑になりました。当所では、お客様に戦略的な意匠出願を提案するために「意匠マップ」を案件ごとに作成していましたが、法改正によりその作成時間やチェック項目も急増。意匠事務部門がひっ迫するまでに。そこで、当所システム開発部と協力してマップ作成の自動化を実現。さらに、作業そのものの要否を含む所内管理フローの見直しや、お客様への案内資料の作成を経て、関連作業時間約9割減を達成しました。

業務まるごと入れ替え ～全員が主担当になる～（国内特許支援室）

国内特許支援室では、弁理士及び特許技術者のアシスタント業務を担当しています。７０近い業務に３名の担当者で効率よく対応するため、完全分業制を取り入れていました。しかし、家族の体調不良などで誰かが長期不在になると、その業務が滞ることも。そこで、３名全員が、全業務に対応できるマルチファンクション体制を構築することに。各業務のマニュアルの有無を確認し、マニュアルを作成・修正しました。さらに、全員で担当業務をまるごと入れ替えて、２ヶ月間実際に作業しました。この活動によって、誰もが全業務に対して自信を持って対応できるようになり、主担当者不在の際も、業務が滞ることなく対応できるようになりました。