第47回活動テーマ（抜粋）

特許面談時のサービス向上（国内特許第9部）

お客様との特許案件の打ち合わせは、従来、案件ごとの発明・技術内容の話が中心でした。貴重な打ち合わせの場を、「高品質なサービスの提供に繋がる提案の場」として活用できないかと考え、活動を始めました。まずは、面談時の情報を部内で共有できるよう、記録用エクセル表を作成しました。さらに、部内で報告会を定期的に実施することにしました。また、提案シートを作成し、面談時に有効なサービス提案ができるよう環境を整えました。部員全員の意識を高めることにより、サービスの枠を広げ、お客様の満足度向上に繋がる活動を行うことができました。

国内特許担当者が行う外国出願のルートを作成する（国内特許第11部）

国内のお客様からの外国出願のご依頼には、国内出願を担当した特許技術者が対応します。しかし、不慣れな作業が多く、何かとスムーズに進められない状態でした。そこで、外国出願についての情報収集・整理を行い、所内のイントラネットに「外国出願について」のWEBページを開設、全所員が確認できる形にまとめました。所員からは、「今後はスムーズに対応できそう」との声が多く上がり、サークルの枠を超え、全所員の困り事解消に繋がる活動となりました。

意見書の書き方レベルアップ（国際特許第3部）

国際出願を担当する弁理士が、より説得力のある意見書を書けるようになるため、意見書作成スキルのレベルアップを目指し活動に取り組みました。まずは、反論のポイントを漏れなく検討するために、審査基準等の様々な資料を参考にして決定手法を確立しました。また、進行中の案件をメンバー全員で話し合う等、これまでになかった意見交換の場を設けました。意見書作成のノウハウを学ぶことができ、より高い品質の意見書を書くことができるようになりました。

外国オフィスアクションに関する理解の向上（意匠部）

米国出願を行う際、現地の特許事務所とのやりとりが頻発していたため、米国アクションの回数を削減するための活動に取り組みました。まず、担当者が所有していた情報を、部内で共有しました。また、従来の資料を見直し、過去に米国の特許事務所とやりとりした内容が検索できるように環境を整えました。マニュアルが整備され情報共有ができるようになったことから、米国出願に対する不安感が減り、部員全員のレベルアップを図ることができました。

国内管理部員の業務対応能力UP（国内管理部）

国内管理部では、業務ごとに担当者を決める「分業制」をとっており、担当外の業務については対応ができないという問題を抱えていました。そこで、緊急事態を想定し、必須業務については全員が対応できる状態を目指して、活動を行いました。「緊急時必須業務マニュアル」を完備し、勉強会を行うことで、担当者がいないと対応できない業務をゼロにしました。また、災害時に国内管理部がすべきことを明確にし、実際に避難訓練も行いました。部員の業務対応能力を高めるとともに、災害への不安を解消することができました。

メンバー交替に耐えうる強靭な組織づくり（国際管理部（外内G））

国際管理部外内グループでは、退職や産休による部員の交替に動じない組織体制を構築するための活動を行いました。まずは、組織の定義を部員全員で考え明文化しました。次に、新人受け入れ時の体制を充実させ、派遣社員やパート社員の効果的な教育体制を構築しました。そして、すべての業務の難易度を評価し、担当者ごとの業務バランスの適正化を図りました。結果、部員の交替が生じても、業務に支障をきたすことなくスムーズな対応が可能となり、従来に比べ強い組織を構築することができました。

第48回活動テーマ（抜粋）

ミスの撲滅（国内特許第21部）

国内特許第21部のメンバーが過去に起こしてしまったミスを分類分けし、その中から発生頻度が高いと思われる「特許明細書の誤記と図面の不整合」に着目し、対策を実施しました。まずは、過去に発生した誤記をリスト化し、誤記の可能性が高いパターンを全員で確認しました。また、チェック方法にルールを定め、チェック表を新しく作成し、チェック漏れのない体制を整えました。他の部署への水平展開により、事務所全体のミス減少に繋がる活動になりました。

レター作成にかかる手間削減（国際特許第6部）

英文でのレター作成には、和文での作成に比べて多くの手間がかかります。そこで、不要な手間を削減するための活動に取り組みました。まずは、今まで使いにくいと感じていたレターの自動作成システムを改良しました。そして、今まで知らなかった後工程の作業を事務担当者から学び、不明確だったレターの確認作業を明確にしました。さらに当社に在籍している米国特許弁護士から英文レターの作成に必要なスキルを学ぶ勉強会を開催しました。多くの対策の結果、レター作成時間が対策前の約半分にまで減少しました。作業効率の向上とともに、品質の高い英文レターを作成することができるようになりました。

調査業務の効率化（知財戦略支援部）

従来、契約してきた外国特許調査用のデータベース事業者のサービス停止により、外国調査報告書の作成に多くの手間と時間がかかるようになってしまいました。そこで、サービス廃止に伴い使用できなくなった機能や、新たなシステムに対する要望をメンバー全員で話し合いました。そして、新規に契約したデータベース事業者のサービス仕様に合わせたマクロを検討・作成し、誰でも使えるようにマニュアルも整備しました。作業時間の削減だけでなく、手作業で行うことによるミスを防止することができ、品質向上に繋がるツールが完成しました。

前回QCで上がった改善内容を採り入れて、図面品質をUPしたい（図面部）

図面部では、前回のQCサークル活動で「特許図面研究」を行い、きれいで見やすい特許図面の特徴を発見しました。そこで今回は、発見した特徴を検証し、当社で作成する特許図面に取り入れる活動を行いました。まずは、特許技術者へアンケートを実施し「技術者の要望に沿っているか」「実情に即しているか」等、綿密に確認を行いました。そして、出てきた要望をまとめ、図面の書体変更・線のメリハリ等改良を行い、新仕様での図面作図ルールを構築しました。特許技術者からは、「前よりもさらに良くなった」との声が多くあがり、図面の品質を大きく向上させることができた活動でした。

めざせE-mail　100％（国際管理部（外内G））

国際管理部では、外国の代理人への連絡を、未だにFaxやAirmailで行っていたため、出来る限り「E-mailのみで連絡する体制を整えたい」という思いで今回の活動に取り組みました。E-mailの運用に伴い、専門部署であるシステム開発部との勉強会を開催し、E-mailについての知識を向上させました。また、既存の連絡文書を全て見直し、雛形を整備しました。運用ルールを定め、E-mail送信前のチェック体制を整えることで、ミスを未然に防ぐ仕組みが構築できました。紙代・印刷代等のコストを大幅に削減することができ、時代の流れに乗る活動となりました。

劇的！コピット！作業動線のスムーズ化（国内管理部）

国内管理部では、ここ数年産休取得者が増加し、既存のメンバーによるさらなる業務の効率化が求められていました。そこで、部員全員で「効率が悪い」と感じる業務を洗い出したところ、自分たちが作業している場所は2階フロアなのに必要な書類倉庫が1階にある等、業務のために所内を動き回る無駄な時間が多いことが判明しました。そこで、倉庫を使用している他の部署や所長・会長に掛け合い、1階と2階の倉庫を入れ替える大移動を行いました。また、倉庫内の書類配置にも工夫をし、作業動線のスムーズ化に取り組みました。様々な対策の結果、40%もの移動時間削減に繋がり、お客様からのお問い合わせにも自席ですぐに対応できるようになりました。