第41回活動テーマ（抜粋）

国内経理と国際経理の2ファンクション化（国際管理部経理グループ）

ある日、1名しかいない国内経理担当者が1週間休暇を取ることになり、所内の経理業務が大混乱。そこで業務の2ファンクション化を実現するための活動を展開。業務を学ぶための勉強会を開催したり、国内と国際経理担当者の間で情報を共有化するための対策を実施。工程チェック表等も整備して業務の2ファンクション化に成功した。

アクション一報処理の時間短縮～新サービス「アクション早期一報」導入への挑戦～（国際管理部外内グループ ）

当所サービスの向上を図るため、外国のお客様を対象とした新しいサービスを展開したいが今の手順では残業増加が確実。そこで「拒絶理由通知受理の一報を迅速にお客様に届ける」という新サービスの導入に向けて作業を見直した。システム開発担当者と連携し、自動化できる作業は徹底的にシステム化を行った。関係部署に新しい作業フローの説明会を行い部署間の連絡業務も効率化。「1件当たり15分の時間短縮」という目標を達成した。

調査業務の個人別のバラツキを無くす （知財戦略支援部）

現状把握にて、全員の調査報告書を比較すると、出来栄えにかなりのバラツキがあることが分かった。そこで、ばらつきを生んでいる「手作業」にあたる部分を、エクセルのマクロ機能を利用して自動化。これにより文字の大きさなど細かい部分まで統一化され、誰が作っても同じ品質の報告書が作成できるようになった。さらに、作成時間も大幅に短縮され、改善効果の高い活動となった。

マニュアルの5Ｓを徹底する （図面部）

部署内のマニュアル整備を行ってから5年が経過し、またしても必要なマニュアルが探しづらい状態になってしまった。そこで、マニュアルを整備した後、二度と整備しなくてもマニュアルを管理し続けられることを目指して「5Ｓ」という手法を取り入れて活動を実施。マニュアルの棚卸しを行い、6104ファイルのマニュアルすべてを見直す作業を、メンバー全員で分担して行った。

意匠図面のシェーディング加工を完全内製化する（図面部ＰＪ）

前回の活動で、シェーディングを内製化することまではできたが、まだ外注を利用している部分もあった。そこで第2弾として、なぜ完全内製化ができていないのか現状を調査し、その要因である品質のばらつきについて分析。対策として、事例集の作成、マニュアルの作成、コンスタントに課題の作成、意匠担当者との勉強会などを行った。こうして、ゼロから始まった活動は、効果の確認時には、60％内製化となり、目標は未達であるが、確実に実績を上げることができた。

庁提出作業にかかる時間短縮（国内管理部）

他オフィスとの書類やデーターのやり取りを伴う作業に注目し、時間短縮に取り組んだ。作業手順をフローチャートに表現し工程数の多い箇所に着目。チェック工程や電子化処理工程の改善により、年間100万円以上の経費削減を実現した。

第42回活動テーマ（抜粋）

お客様からの特別指示への 対応を楽にする！（国際管理部経理グループ）

請求書の発送業務について、お客様からの問い合わせや個別対応が必要なお客様の数が増えており、イレギュラーな対応が多くなっているので、現在ある当所の標準的な請求書発送手順を全て見直すことにしました。お問い合わせや個別対応の多いお客様を抽出し、作業手順を調べました。洗い出した作業手順の中でも手で行っていた様々な作業を自動化する、などの対策を実施。その結果、作業時間が大幅に減り、経理担当者数の減少に対応可能となりました。

サイン書類作成の効率化（国際管理部出願グループ ）

お客様からの署名が必要な書類については、国・外国特許事務所毎にフォームが異なり、その都度、必要な情報を手入力しなければならないため、作成に時間がかかっていました。その対策として、wordの差込印刷機能を活用することにしました。主要外国特許事務所116社、書類のフォーム数211種類について、メンバー全員で分担して差込印刷の設定を行いました。お客様にサインしていただく箇所を分かりやすくお伝えするために、書類に書き込んでいた鉛筆書きのコメントは、手作りの付箋を使って対応することにしました。これらの対策によって、作業時間を「12.5時間／月」削減することができました。

全所員の営業スキルを上げる ～所員が他部署のサービス内容を説明できるようになる～ (営業企画部）

2010年度の事務所方針である「全員営業を実践する」を受けて、営業企画部と改善推進室がプロジェクトチームを結成しました。現状把握では全所員にアンケートを実施し、営業についての意識調査を行いました。さらにサービス紹介ツールの整備状況についても調査しました。対策として、全所員を対象とした「サービス説明会」を2回開催。サービス紹介ツールは社内HPから、いつでも誰でもダウンロードできるようにしました。効果の確認として、再度アンケートを実施したところ、「他部署のサービスを知らない人」の割合が53％から19％に減少していました。目標の0％には届きませんでしたが、営業活動に対する所員の意識改革ができました。

マニュアル5S活動のフォローアップ （図面部）

前回のQC活動で「5S」手法を用いたマニュアルの整備を行いましたが、課題が残り、十分な成果を得られませんでした。今回の活動では、残された３つの課題を改善すると共に、活動中に新しく出てきた9つの課題の解決に取り組みました。例えば「関連資料へのリンク切れ」という課題については、excelでのリンク設定方法を学び、メンバー全員で分担して作業しました。3,047ファイルあるマニュアルを検索するために作成した索引については、効率よく更新するためのルール作りも行いました。これらの対策により、マニュアルの整備がさらに進みサーバ容量を15.7％削減することができました。

東京オフィスの備品管理を徹底し、経費・スペースの有効活用をする！！（東京管理部）

入所3年未満の新人が多い東京オフィスでは、所内ルールが浸透していない、備品の場所がわからない、総務への問合せが多い等の困りごとがありました。そこで備品管理を徹底し、経費の節約・スペースを有効活用するための活動を行いました。管理者が特に決まっていない為、管理状態が特に悪かった書庫と図書スペースについては、サークルメンバー以外の所員にも協力してもらい整理整頓を行いました。また、特定の人しかできなかったＴＶ会議システムの接続方法についてはマニュアルを作成し、所内HPに掲載しました。備品一覧表と保管場所レイアウト図を作成し、備品の場所を明確にしました。活動の結果、所内スペースの4.3㎡を有効活用できるようになりました。

商標Ｇの売上を伸ばす！（意匠商標部　商標グループ）

前回に引き続き、売り上げアップをテーマに活動しました。今回の活動では、営業ツールの問題点を洗い出し、サービス紹介するだけでなく、当所の強みをお客様に伝えることができる営業ツールを作成しました。外国の知財情報に詳しいという強みを生かし、中国出願の必要性を解説した営業ツールを、愛知、岐阜、三重、静岡の企業700社に発送しました。また、中国商標セミナーを開催し、参加者には「中国商標調査割引キャンペーン」も展開しました。セミナー参加者数は、目標30名に対して実績は21名。キャンペーンの申し込みが1名、という結果でした。目標は達成できませんでしたが、商標グループの売り上げはアップに繋がる活動となりました。