会长　弁理士　恩田博宣

在新冠疫情刚刚平息之际，伴随日益严重的通货膨胀，专利事务所也开始出现可以提高收费标准的机会。然而现实是，可以提高的金额很有限，进展并不尽如人意。在我的记忆中，至少在过去的35年里，事务所的收费标准未曾修改过。更确切地说，是没有机会提高收费标准。这对专利事务所来说，是一个非常严峻的现实。小泉总理的改革使取得弁理士资格的准入门槛放宽，不仅有大量的弁理士应运而生，专利申请数量逐渐减少也是其中的原因之一。从业弁理士数量增加，而专利申请数量减少。按照供需关系，理所当然，事务所的收费标准即使可以下降也不会上涨。这样的情况虽然说有所缓解，但依旧持续中。
专利事务所如何渡过这样严峻的局面呢？解决方案只有使事务所经营合理化，没有其它的选择。

关于我所在事务所合理化方面的措施，可以列出以下三点。
１）质量管控小组活动　２）所内系统开发　３）阿米巴经营

１）质量管控(QC)小组活动

持续了40年的质量管控小组活动取得了显着成果。一项活动的年节约金额超过100万日元的案例屡见不鲜。其中有一项活动，将原本由6人负责的工作缩减到5人完成，实现了超过600万日元的年节约金额。大部分活动的成果约在几十万日元左右，考虑到活动所花费的人力成本，活动成果要持续执行几年后才能产生盈利。
此外，针对提升撰写说明书实务者的专利检索能力的学习会形式的质量管控小组活动也在积极开展。也曾有过实务者在着手撰写说明书前通过进行现有技术检索，发现了相同技术而取消申请的案例。这虽然未直接为事务所带来经济利益，却能给客户提供附加价值，最终也促进了委托案件的增加。
而且，最近实务部门也跟随AI热潮，进行探索如何将AI应用于业务工作的活动。

２）系统开发

笔者的事务所从昭和50年代后半期开始使用事务处理的电子计算机。即使是简单的规格变更，如果委托系统开发公司的话，不仅需要很长时间才能完成，费用更是不菲。因此，虽然历尽艰难，我们还是聘请了系统工程师（SE）。之后SE的人数逐渐增加，目前已达到10人的阵容。业务上使用的软件基本上都是所内开发的软件，所内对于软件开发的需求和修改要求源源不断，因此深感当前SE的不足。
最近，我们将RPA应用于各种事务工作，内容涵盖56项业务76个版型。可以自动生成交付给客户的数据，也能自动按年度检查请求实质审查的期限等。例如，向客户的交付方式因客户的要求不同而千差万别、数据格式、文件命名方式、压缩格式等。。只要事先让RPA记住各客户的交付规则，当完成申请后，只需按一下键即可自动生成交付数据。
此外，从特许厅和WIPO接收文件、并将接收文件的过程登录至所内数据库、期限管理等工作也都自动化了。

３）阿米巴经营

阿米巴经营是京瓷创始人稻盛和夫所创立的经营方法。在笔者的事务所中已经持续推行了20多年。将各部门划分成几人组成的阿米巴单位，每个月计算出各部门的收支的一种经营手法。这种经营手法在每月月初制定预算收支表，员工根据该预算目标努力工作一个月，并在下月初计算出上个月的实际收支。基于这些数据，在每月月初的一周内召开经营会议。在经营会议上，逐一报告销售额、成本费用、净收益、总工时及每小时收益等的预算金额与实际金额，并汇报重点项目。例如，取得高收益的原因、人事变动、新客户的获得情况以及存在的问题等。这种机制能激励员工达成目标，因此能够提高业绩。此外，由于每个月各部门的成果一目了然，出现问题的部门，可立刻察觉。如果某个部门连续三四个月处于亏损状态，则会被认为存在某种问题。

以上是笔者事务所进行合理化的实例介绍，希望能提供各位作为参考。